無料パソコン教室　ワード2007入門講座　03-3

　ビジネス文書について　

 

【ビジネス文書】

　ビジネス文書には、大きくわけて、社外に向けて発行する「社外文書」と、社内に向けて発行する「社内文書」があります。いずれも、仕事を進める上で欠かすことができない大切な役割を果たしています。

 

【ビジネス文書の構成】

ビジネス文書は、おおよその構成が決まっています。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【ビジネス文書作成のポイント】

�@　「前付」「本文」「記書き」等ブロック内の空間よりも、ブロック間の空間を大きくとった方がより体裁の良い文書になります。

�A　「記書き」の内容と「以上」の間は空けすぎないようにしましょう。

�B　文書の量によって空白行を調整しましょう。

 

 

【ビジネス文書の構成要素】

以下に、ビジネス文書を構成する要素について説明します。

社外文書で必要な要素には「外」、社内文書で必要な要素には「内」を記載します。

 

［前付］

文書番号……文書管理用の番号。会社や組織で一定のルールを定め、それに従って番号をつけています。文書の内容があまり重要でないものは省略する場合もあります。（外＆内）

日　　付……文書を発信する日付を記載します。文書を作成した日付ではありませんので、ご注意下さい。（外＆内）

宛　　先……文書受信者を記載します。氏名に社名や役職名をつける場合は、社名を1行目に、役職・氏名を2行目に記載します。社名に略称「（株）・（有）」などは使いません。宛先に対する敬称は以下の通りです。（外＆内）

〔一般文書・個人名〕…「様」　…田中優子様、佐藤様

〔官公庁・役職名〕…「殿」　…山田正殿、総務部長殿

〔社名・団体名〕…「御中」…株式会社ワープロサービス御中

〔宛先が複数人〕…「各位」…社員各位、部員各位

発 信 者……文書発信者を記載します。一般的には管理職名になります。役職名を記載する場合は氏名の左に記載します。会社名を記載する場合は氏名の上に、さらに会社住所を記載する場合は社名の上に記載します。（外＆内）

［本文］

標　　題……文書の主旨が一言でわかるような簡潔な表現で記載します。（外＆内）

頭語・結語…本文の始めに頭語を、本文の終りに結語を記載します。社内文書では省略されます。頭語によって記載する結語は変わります。確認しましょう。（外）

〔頭語〕−〔結語〕−〔文書の種類〕

拝啓　−　敬具　−　一般的な文書

謹啓　−　敬白　−　特に丁寧な表現が必要な文書

拝復　−　敬具　−　返信文書

前略　−　草々、不一など　−　前文を省略する

冠省　−　草々、不一など　−　前文を省略するときの丁寧な書き方

前　　文……文書の内容に入る前の挨拶文。前文は、時候、安否を気遣う文、感謝を述べる文で構成されます。社内文書では省略されます。（外）

〔時候〕…季節を表します。「厳寒の候」「春暖の候」「初秋の候」など

〔安否〕…（一般的表現）「貴社益々ご隆盛のこととお喜び申しあげます。」
（個人の場合）「益々ご健勝のこととお喜び申しあげます。」

〔感謝〕…改行して全角1文字文空けて記載します。
「平素は格別のお引き立てを賜り厚くお礼申しあげます。」

主　　文……文書の中心的な部分。「さて」、「このたび」などで始まります。（外＆内）

末　　文……本文の締めくくりとして、「まずはお願いまで」や、「今後ともよろしくご指導のほどお願いいたします」などを書き添えます。（外）

 

［記書き］

本文に対する具体的な内容を、箇条書きにして記載します。5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのようにして）を記載するのが一般的です。（外＆内）

※［副文］

追伸、二伸など、補足的な情報を追加するときに記載します。記載するときは、記書きの下に一行程度空けて記載します。吉凶事や目上の人には副文を書きません。（外＆内）

 

【社内文書作成時のポイント】

社内文書の形式は、社外文書とほぼ同じですが、前文や末文を省略し、用件のみを伝えるような文章にします。ただし、社内文書でも依頼文や提案文書の場合は「よろしくお願いします」のような簡潔な末文を記載しても良いでしょう。敬語はできるだけ使わないようにし、日常の話し言葉を文章にするといった感じで記載します。